【簡単・確実】営業マンが社内外から信頼を得るためのメール管理はたった1つのフォルダを作るだけ

inofua

メールが多すぎて管理が難しいなぁ

の記事は、

  • メール管理に困っている方
  • メール返信を忘れることが多い方

に読んでいただきたいです。

の記事でわかること
  • 正確なメール管理の方法

「提出期日を守れなかった」「重要なメールを見落としてしまった」「返信を忘れてしまった」「顧客への定期報告を怠ってしまった」

こういった経験をしたことがない営業マンはごく僅かだと思います。皆さんは、普段どのように社内外から送られてくる大量のメールを管理されていますか?

理想はすべてに目を通し、十分に理解し、アクションが必要なものには即対応することですが、営業活動もある中、リアルタイムで行うことは現実的ではありません。

しかしながら、メールの内容をきっちり把握し、アクションが必要なものには期限内に必ず対応する。これができれば、社内外からの信頼は厚いものになるでしょう。

今回の方法はたった1つのフォルダを作るだけで実現できます

ぜひ読んでみてください。

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目次

ずは「◆To Do」フォルダを作りましょう

まずは、アクションが必要なメールを集約する「◆To Do」フォルダを作成しましょう!

このフォルダを見れば、未対応メールの確認ができる形にします。

「To Do」の前に◆をつけるとフォルダの最上位に配置されます→「◆To Do」

信トレイは常に空にし、アクションが必要なものは「◆To Do」へ

  • かるく目を通し、事務的な連絡など特に対応不要なものは任意のフォルダに入れる
  • 「時間をかけて確認する必要があるもの」「返信が必要なもの」「顧客に伝えなければならないもの」を「◆To Do」に入れる

事務的な連絡例

  • 人事総務部より:本日は給与支給日です
  • マーケティングより:新製品は予定通り来月発売です
  • 営業部より:個人売上予算は今月末に通知します
  • ITより:社内システム本日18:00〜明日9:00までメンテナンスのため使えません

「◆To Do」への移動例

  • 人事総務部より:年末調整申請書の提出期限は11月6日までです
  • マーケティングより:新製品発売案内送付リスト提出依頼
  • 営業部より:新製品販売戦略について十分理解してください
  • ITより:iOS14.6へのアップデートは11月6日まで行わないでください

「◆To Do」に入っているメールに優先順位をつけてアクションし、完了すれば任意のフォルダに移動させる

内外のやりとりで進行形のものは「◆To Do」へ

「◆To Do」へ移動例

  • 顧客より:欠品中製品Aの出荷再開はいつになりますか?わかり次第お知らせください
  • 顧客へ:かしこまりました 来週23日に一度ご報告いたします
  • 上司より:プレゼン資料はいつまでに完成しますか?
  • 上司へ:プレゼン資料につきましては、19日までに提出いたします
  • 上司へ:稟議書の承認はいつになりますか?

受信トレイだけを対象にするのではなく、送信済トレイでアクションを約束しているものも「◆To Do」に入れる

いごに

「◆To Do」フォルダを作るだけで、やるべきことがひと目で分かり、毎回目を通すだけで、アクションを漏れなく実施することができます。また、メールが日時順に並んでいることで、古いものにはより注意深くなります。

受信トレイを常に空にするためには、全てに目を通すことが必要になりますので、連絡の有無についても確実に把握することができます。

「◆To Do」フォルダにあるメールの数が減っていくこともモチベーションになっています。なくなればやるべきアクションが完了するという意識から、必然的にペースがあがるためスピード感もでてきます。

よんでいただいてどうもありがとうございます!!

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