【基本】営業マンのマナー集

inofua

応接室に通されたけど、どこに座ればよかったかな?
「お伺いします」「伺います」どっちだったっけ?

の記事は、

  • 新社会人の方
  • 上司との同行を控えている方
  • 大切な顧客を新たに担当する方

に読んでいただきたいです。

の記事でわかること
  • 正しい名刺交換の方法
  • いろいろなパターンの席次
  • 敬語の正しい使い方
  • ビジネスメールの雛形

営業マンとしての経験が長くなるにつれて、マナーも自然に身につきます。

ただし業界によって環境がバラバラなため、あまり出会さないケースもあることでしょう。

「このケースはどうだった?」という時に確認いただけるよう、こちらの記事を作成しました。

基本のマナー集となりますので、ぜひ読んでみてください。

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目次

刺交換

ぜ名刺交換を行うのか?

  • 自分の所属を明らかにし、安心感を与えるため
  • 名刺交換をしてはじめて「挨拶」が完了するため
  • 連絡先を交換することで、人脈を広げるため

刺は「持ち主の分身」という意識を持って丁寧に扱いましょう

  • 基本は両手で扱う
  • 名刺の文字の上に指を置かない
  • 自分の胸より高い位置で扱う
  • 目上の人が出した名刺より低い位置から差し出す
  • 受け取る時は「頂戴いたします」と一言添える

らなければならないマナーについて知っておきましょう

  • 必ず名刺入れで管理し、名刺入れから取り出すようにする
    • 汚れた名刺、曲がっている名刺を渡さないようにしましょう
  • 必ず立って行う
    • 座って待っていた場合、相手がきたら立ち上がりましょう
  • 目下の人(営業する側|訪問した側)から先に渡す
    • お金をもらう側が先と覚えておきましょう
  • 机を挟んで行わない 
    • 自分から相手側の正面まで移動しましょう

|イレギュラーな場合

  • 目上の人が先に名刺を差し出してきた場合は「頂戴いたします」と一言添えて受け取り、その後「申し遅れました」と言って渡すようにしましょう
  • 目上の人が机越しの交換を求めてきた場合は「机の上からすみません」と一言断りを入れましょう
  • 名刺交換のタイミングを逃した場合は帰り間際に「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか?」と依頼すれば大丈夫です
  • 名刺を切らした場合は、「申し訳ありません あいにく名刺を切らしてしまいました 社に戻り次第お送りさせていただきます」とすぐにお詫びしましょう

刺交換の手順

基本:1対1の場合

  1. 事前に名刺を取り出しておく
  2. 名刺入れの上に載せた状態にして、両手で持つ
  3. 相手と適度な距離感で真正面に立つ
  4. 軽くお辞儀をして名刺を差し出し、社名や所属、自分の名前を名乗る
  5. 相手が差し出した名刺よりも、少し低い位置で差し出す

同時交換:1対1の場合

  1. 事前に名刺を取り出しておく
  2. 相手と適度な距離感で真正面に立つ
  3. 右手で名刺を差し出し、相手の名刺入れの上に差し出す
  4. 同時に、相手の名刺を左手にある名刺入れの上に受け取る
  5. 相手がこちらの名刺を持ったか、しっかりと確認してから右手を離す
  6. 右手を受け取った名刺に添える(両手で持った状態にする)

複数人同士で行う場合の順番

複数人同士の場合は共通のルールとして「双方役職が上の人から順」に行います。

相手の名刺が縦書きの場合、名刺入れを縦にして受け取って大丈夫です。

換後の名刺の扱い方

名刺を並べる

  • 受け取った名刺は自分から見て左斜め前に置く
    • 1対1の場合はテーブルに直接置かず、名刺入れの上に置きましょう
    • 複数人の場合は、「役職の一番高い人」の名刺を名刺入れの上に載せ、その他の人の名刺はテーブルの上に載せましょう

名刺をしまうタイミング

相手が名刺入れにしまってから、こちらも名刺入れに入れる。

名刺を忘れて帰ることがないよう、細心の注意をはらいましょう!

ぜ席次が重要なのか?

  • 目上の人に良い席に座っていただくことで、こちらの「敬意」を示すことができるため
    • 席次を守れていないだけで評価が下がる

本的な考え方

  • 上座(かみざ)とは、目上の人やお客さまが座る席
    • 基本は入口から最も遠い席
  • 下座(しもざ)とは、目下の人やおもてなしする側が座る席
    • 基本は入口に最も近い席

屋編:イラストで見る席次例

応接室

  • 3名以上の場合は、中央が上座となります
  • 長椅子ソファはお客さま(訪問した側)が座る席となります
  • 肘掛け付きソファが自社側が座る席となります
  • 美しい景観が見える部屋の場合
    • 入口側にあっても景色が見える席が上座となります

対面型会議室

  • 議長がいる場合は、議長席を中心にして席次が決まります
  • お客さま(訪問した側が3名と仮定した場合)が参加する場合
    • 図「①、③、⑤」が「①、②、③」となります

その他

コの字型会議室
和室
円卓

り物編:イラストで見る席次例

エレベーター

乗る時

  • エレベーターに誰も乗っていない場合
    • 「お先に失礼いたします」と一声かけてから最初に乗り込みましょう
    • 操作盤の前に立ち「開」ボタンを押しながら反対の手で扉を押さえ、必要な操作を行いましょう
    • 操作盤が2箇所にある場合は、乗って右側の操作盤が下座です
  • エレベーターに人が乗っている場合
    • 入口のドアを押さえて、お客さまに先に乗っていただき、最後に乗り込みましょう

降りる時

  • 乗る時は最初でしたが、降りる時は最後に降りましょう

車・タクシー

タクシーや運転手付き乗用車
メンバーの誰かが運転

新幹線

  • 窓側が上座で通路側が下座になります
  • 進行方向を向いて座れる座席が上座になります
  • 進行方向から遠い席が上座になります
  • 3人掛け席では真ん中の席が下座になります

飛行機の場合

  • 基本的に新幹線と同じ考えですが、機首に近いほうが上座という認識
    • 4人グループ「④、②、③、①」が「③、①、④、②」となります

の他席次

エスカレーター・階段

  • 登る時は目上の人より1段下についていく
  • 降りる時は目上の人より数段先を歩く
    • 先に進むので「お先に失礼いたします」の一言を伝えることがポイントです

|理由

  • 目上の人の目線に入らないため
  • 常に高い位置にいていただくという考え方
  • 安全面の観点からフォローができる体制をとるため

|イレギュラーな場合

あなたが男性で、目上の方が女性の場合は「お先に失礼します。どうぞお気をつけください」と一言断りを入れて臨機応変に対応することも検討しましょう。

写真撮影

  • 2人で撮影する時は、右側が上座で左側が下座
  • 3人で撮影する時は、中央が上座で、次は右側、左側が下座

ぜ敬語を使うのか?

  • 年齢や経験、立場の違う人達と円滑にコミュニケ−ションを図るため
  • 相手を立てて話をすることは、日本では常識として定着しているため

類は「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」

尊敬語

  • 目上の人に使う言葉
  • 会社の上司や取引先の相手などに対して「相手を立てる」敬語表現
尊敬語普段の言葉
おっしゃる言う
お聞きになる聞く
ご覧になる見る
お越しになる来る
いらっしゃる行く

謙譲語

  • 主体は自分
  • 目上の人に対して「自分を下げること」で「相手を高め」敬意を表す敬語
謙譲語普段の言葉
申し上げる言う
うかがう聞く
ご覧になる見る
まいる来る
うかがう行く

丁寧語

  • 「です」「ます」「ございます」をつけて、丁寧な言い回しをすることで敬意を表す

言う→言います 聞く→聞きます 見る→見ます 来る→来ます 行く→行きます

しい敬語をマスターしましょう

ビジネスシーンでありがちな間違い敬語を抜粋しました

|目上の人に使う言葉ではありません 

了解は承認するという言葉の意味があるため、目上の人が目下の人に使う言葉です。

了解しました

かしこまりました 承知いたしました

「申し訳ありません」は言い訳できないという意味があるため、目上の人に対して使うべき言葉です。

すみません

申し訳ありません

|二重敬語 

「お(ご)〜になる」+「れる」「られる」を二重に使っているため、一般的に適切でないとされています。

おっしゃられていました

おっしゃっていました

「お伺いします」は二重敬語ですが、習慣として定着しているケースもあります

お伺いします

伺います

|変換間違い

「とんでもない」は1つの形容詞のため、「とんでも」と「ない」に分けられない。

とんでもございません

とんでもないです

|尊敬語と謙譲語の混合

「お渡し」は尊敬語、「いただけますか」は謙譲語のため、「くださる」を使う。

お渡しいただけますか

お渡しくださいませ

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ール

ールを送る宛先には意味があります

  • TO:直接対応を依頼する相手
    • 必ず読んでもらいたい
  • CC:情報を共有したい相手
    • TOの受信者にも送信したことを知らせたい
    • 「念の為確認してください」という情報共有
  • BCC:情報を共有したい相手
    • TOとCCの受信者に送信したことを知らせたくない
    • 同一の内容を複数の相手に送るケースで使用

BCCの宛先は送信者にしかわかりません

ジネスメールの雛形

件名

  • 仕事のメールは大量に届くことが多いため、ひと目で用件が伝わるように具体的に書く
  • 長くなりすぎないように、20〜30字以内に収める

|件名にひと工夫

  • 社外の場合
    • キャンペーン日程打合せのご相談【○○株式会社:△△】
  • 社内の場合
    • 【要返信】新製品発売案内送付リスト作成について
    • 【情報共有】新製品発売日について

宛名

  • 会社名/部署名/役職名/名前/敬称の順番で書く
  • 複数の宛先に書く時
    • 役職が上の人を先に書く
    • 取引先と身内であれば、取引先を先に書く
    • 役職が同じであれば、本社が先、支店が後
      • 自分が所属していない部署が先、所属している部署が後
  • 多人数に送る場合は「各位」を使う
    • 例)支店長各位、営業部各位

|役職と敬称を重ねないように注意してください

誤:「営業部 △△部長様

正:「営業部 部長 △△様」 もしくは 「営業部 △△部長」

誤:「○○病院 △△院長先生

正 : 「○○病院 院長 △△先生」

*様:一般的で、立場、役職の上下に関係なく使える

*先生:医師や研究者に対して使うことは問題ありません

*殿:一般的に目上の人が目下の人に使う敬称と言われています

挨拶・名乗り

  • 本文に入る前に、挨拶文と名乗りを書く
    • 手紙ではないため、時候の挨拶は不要です

例)

お世話になっております。

○○株式会社 営業部 △△です。

本文

  • 件名で伝えた用件を、具体的にかつ簡潔に書く
    • 長文にならないよう、箇条書きなどで分かりやすく伝えましょう

例)

キャンペーンの打合せ候補日についてご連絡します。

候補日

  • 7月26日(月)午前中
  • 7月27日(終日)

7月19日(月)までにご希望の日時を返信いただけると幸いです。

結びの言葉

  • ビジネスメールでは、本文の後に必ず「結びの言葉」を書く

例)

「何卒よろしくお願いいたします」「どうぞよろしくお願いいたします」

返事がほしい場合「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」

署名

  • メールの最後に署名を入れる
    • 会社でテンプレートが用意されていることが多いので、自分用にカスタマイズしましょう

一般的)

会社名、部署

名前

住所

電話番号、FAX番号

メールアドレス

Webサイト名、URL

メール送信する前に宛先を再度確認する習慣をつけましょう!

添付ファイルが間違っていないかも必ず確認しましょう!

取引先の競合に間違って送ることは死活問題となります。

その他注意点

  • 添付ファイルの容量に注意
    • 10MBを超えるようであれば、圧縮もしくはファイル転送サービス利用を検討
  • 添付ファイルの形式に注意
    • ワードやパワーポイントなど元データで送らないようにしましょう
      • 加筆修正が可能なため、PDFファイルに変換しましょう
  • 誤字脱字のチェックを行いましょう

いごに

この記事で紹介した内容は営業マンに必要なマナーの一部です。

今後も継続して項目を追加していきますので、ご期待くださいませ!

よんでいただいてどうもありがとうございます。

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